Informace pro veřejnoprávní původce ohledně zaplavených dokumentů a spisů v rámci povodní
Vzhledem k nedávným ničivým povodním se mnozí z Vás dostali do nepříjemné situace, kdy Vám voda poškodila nejen nehmotný majetek, ale také spisovny, ve kterých jste měli uloženy dokumenty a spisy z Vaší činnosti. S tím vyvstala otázka, jak se zničenými dokumenty a spisy nyní naložit.
Postup je následující:
- Ozvěte se svému místně příslušnému archivu.
- Archiv Vás neprodleně navštíví nebo s Vámi domluví pořízení dokumentace škod a zaslání na e-mail příslušného zaměstnance.
- Archiv s Vámi sepíše zápis o události a přiloží k němu pořízenou dokumentaci.
- Sepište dokumenty a spisy, které byly zasaženy povodní včetně datace. K vytvoření seznamů Vám může pomoci evidence dokumentů a spisů ve spisovně. Pokud i ta byla zničena, je nutné sestavit seznam alespoň dle věcných skupin.
- Požádejte archiv o mimořádné skartační řízení, ke kterému přiložíte Vámi vytvořené seznamy.
- Archiv Vám vydá protokol o skartačním řízení a Vy můžete všechny dokumenty a spisy zasažené povodní zlikvidovat.
- Samotná likvidace je již Vaší povinností. Jen nezapomínejte na to, že mnohdy budou likvidovány dokumenty a spisy obsahující citlivé nebo osobní údaje, a proto je nutné zlikvidovat je tak, aby se s nimi neseznámili další osoby.
- Nakonec nezapomeňte na povinnost vyznačit skutečnost o zničení dokumentů a spisů do svých evidenčních pomůcek, dle § 9 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.
- V případě, že byly povodní zasaženy i účetní dokumenty a spisy, nezapomeňte tuto skutečnost nahlásit na místně příslušný finanční úřad.
Přejeme Vám hodně sil v této nelehké době a nezapomínejte, že jsme tu pro Vás a že se Vám budeme snažit vždy pomoci.